El conector de Business Central para Power BI viene de serie en Power BI Desktop y conectar lleva cinco minutos. Lo que lleva más tiempo es todo lo que pasa después: líneas de factura que no cargan, informes de grupo que solo enseñan una empresa y refrescos que se eternizan. Aquí va lo que conviene saber antes de montar el primer informe, y qué hacer cuando lo que necesitas ya no es un informe sino una respuesta.
Cómo se usa el conector de Business Central en Power BI
En Power BI Desktop, Obtener datos, Servicios en línea y Dynamics 365 Business Central. Inicias sesión con la misma cuenta con la que entras en BC y aparece el navegador con esta estructura:
- El entorno, por ejemplo Production o un sandbox.
- Dentro, cada empresa.
- Dentro de cada empresa, las API estándar v2.0, las API avanzadas (las de automatización de Microsoft y las que publican otros fabricantes) y los servicios web que tengas publicados.
Eliges las tablas, cargas y ya tienes datos. El detalle paso a paso está en la guía oficial de Microsoft.
API o servicios web: elige API
El conector admite las dos cosas y es tentador tirar de los servicios web de toda la vida, porque ahí están las páginas que el equipo ya conoce. Microsoft lo desaconseja y da una cifra: en sus pruebas, las páginas de API rinden hasta un 25 % mejor. Los servicios web son tecnología antigua y a partir de cierto volumen se nota en cada refresco.
Si falta un dato que solo existe en una página publicada como servicio web, la salida limpia es una API personalizada. Es trabajo de desarrollo en BC, pero se hace una vez.
Los cuatro tropiezos más habituales
Las líneas de factura dan error
Las API de líneas (líneas de factura de venta, líneas de diario) están pensadas para consultarse con filtro y, cargadas solas, suelen devolver el aviso de que falta el identificador del documento. El truco es cargar la cabecera, por ejemplo Sales Invoices, abrir Transformar datos y expandir la columna de líneas desde ahí. Filtra antes de expandir o traerás más filas de las que necesitas.
«Current connection intent is Read-Only»
Por defecto, los informes leen de una réplica de solo lectura de la base de datos de BC. Si una API personalizada modifica registros mientras se lee, salta este error. La solución buena está en la API, que no debería escribir al leer. Existe una opción en el conector para forzar la conexión normal, pero úsala sabiendo lo que haces.
El informe de grupo solo enseña una empresa
Desde la versión 2021 wave 2, BC solo admite ODataV4, y ODataV4 no exporta datos de varias empresas en una misma consulta. Toca una consulta por empresa y anexarlas en Power Query, con una columna que diga de qué empresa viene cada fila. Y ojo, porque sumar empresas no es consolidar: no aplica porcentajes de participación, ni conversión de divisa, ni eliminaciones entre sociedades. Si tu grupo tiene empresa de consolidación en BC, las cifras de grupo deberían salir de ella.
No hay acceso directo a SQL
En Business Central online no puedes conectarte a la base de datos. Todo pasa por API. Si el refresco es lento, la mejora viene de usar API en lugar de servicios web, filtrar en origen y traer solo las columnas que usas, no de buscar un atajo que no existe.
Si tu Business Central es on-premise
El conector es otro: Dynamics 365 Business Central (on-premises). Pide la URL de OData de tu servidor y un usuario con su clave de acceso a servicios web, porque aquí la autenticación es básica. Tampoco verás páginas de API en el navegador, solo servicios web. Guarda esa clave como lo que es, una contraseña.
Cuando lo que quieres es preguntar, no abrir un informe
Un informe de Power BI contesta las preguntas que alguien previó al diseñarlo. El director financiero que quiere saber qué clientes han bajado su facturación este trimestre respecto al anterior, y lo quiere ahora, suele acabar pidiendo una exportación a Excel.
Para eso existe el conector de Business Central de Reporbia. Se conecta a tu BC online y permite preguntar en lenguaje natural sobre tus datos, con estas garantías:
- Las empresas se detectan solas; no hay que teclear identificadores.
- Si tienes empresa de consolidación, las preguntas de grupo van a ella.
- Tú decides qué tablas puede consultar el asistente y describes con tus palabras qué contiene cada una.
- Puedes fijar filtros que se aplican siempre, por ejemplo, dejar fuera a los clientes internos del grupo.
- Solo lectura. El asistente consulta, nunca modifica.
- Todo se ejecuta en tu propia suscripción de Azure y la credencial de conexión se queda en tu instalación.
Y esos mismos datos se pueden consultar desde Claude o ChatGPT a través del servidor MCP de Reporbia, con los permisos que definas para cada grupo de usuarios. Lo contamos con más detalle en tu MCP de datos para toda la empresa.
¿Quieres verlo con tus propias empresas? Pide una demo y lo conectamos a un entorno de prueba de tu Business Central.
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Fuente oficial: Crear informes de Power BI con datos de Business Central (Microsoft Learn).